Si alguna vez se ha preguntado si su ciudad necesita una Auditoría Única, no está solo. Los requisitos pueden resultar confusos al principio, así que aquí tiene una explicación sencilla.
¿Qué es una auditoría única?
Una Auditoría Única es una revisión financiera y de cumplimiento detallada que se requiere cuando una ciudad gasta entre 1TP y 1 millón de dólares o más en fondos federales durante un solo año fiscal. Este umbral se incrementó recientemente, lo que ha brindado mayor flexibilidad a muchas ciudades pequeñas, pero el seguimiento minucioso del gasto federal sigue siendo importante. La auditoría revisa cómo se utilizaron los fondos federales, si se cumplieron los requisitos federales y si los procesos internos de la ciudad están implementados y funcionan según lo previsto. Esta auditoría examina tres áreas clave:
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Cómo se gastaron los dólares federales
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Si su ciudad cumplió con las reglas federales vinculadas a esos fondos
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Si los procesos internos, como las adquisiciones y el mantenimiento de registros, son sólidos y cumplen con las normas
Importante:El umbral se basa en los dólares federales gastados, no fondos estatales o el costo total del proyecto. Incluso un proyecto grande podría no dar lugar a una auditoría a menos que se gasten fondos federales ese año.
¿Cuándo se activa una auditoría única?
Su ciudad necesitará una Auditoría Única si el gasto federal alcanza o supera el umbral de $1,000,000. Esto es más común de lo que muchas ciudades pequeñas creen, especialmente con el panorama actual de financiación. Las facturas de construcción se acumulan rápidamente, y las ciudades pueden superar el umbral sin darse cuenta. Como parte de nuestro trabajo con los clientes de Bollig, Nuestro equipo de financiación Ayuda a las ciudades a comprender su combinación de financiación, supervisar el gasto federal y planificar con antelación para que los requisitos de auditoría no sean una sorpresa. Las ciudades suelen alcanzar ese umbral debido a:
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Financiación de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA)
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Proyectos de Subvenciones en Bloque para el Desarrollo Comunitario (CDBG) o del Programa de Desarrollo de Pequeñas Ciudades (SCDP)
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Reembolsos de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) después de tormentas o emergencias
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Subvenciones federales para infraestructura de agencias federales como el Departamento de Agricultura de los EE. UU. (USDA), el Departamento de Transporte de los EE. UU. (DOT) y la Agencia de Protección Ambiental de los EE. UU. (EPA)
Cómo prepararse para una auditoría única
Una buena preparación ahorra tiempo, reduce el estrés y ayuda a tu ciudad a cumplir con la normativa. Aquí tienes medidas prácticas que pueden tomar las ciudades pequeñas.
1. Seguir de cerca las subvenciones.
Un seguimiento constante minimiza las sorpresas. Una hoja de cálculo de Excel o Google es ideal para realizar el seguimiento de lo siguiente:
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Montos de los premios
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Reducciones
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Saldos restantes
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Requisitos del partido
2. Mantenga toda la documentación organizada.
Una buena documentación es uno de los factores más importantes para una auditoría sin contratiempos. Guarde todo lo relacionado con su proyecto financiado con fondos federales, incluyendo:
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Facturas
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Licitaciones y documentos de contratación
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Acuerdos firmados
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Solicitudes de retiro
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Seguimiento del tiempo de los empleados (si corresponde)
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Comunicación con agencias de subvenciones
3. Asegúrese de que se implementen las políticas requeridas.
Si no cuenta con una política, no está solo; muchas ciudades pequeñas la tienen. Las subvenciones federales suelen exigir que las ciudades cuenten con políticas como:
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Política de adquisiciones
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Política de conflicto de intereses
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Política de retención de registros
4. Informe a su auditor con anticipación.
Si crees que podría Al alcanzar el umbral de la Auditoría Única, avise rápidamente a su auditor municipal. Esto le ayudará a planificar su carga de trabajo y le dará tiempo para prepararse.
5. Manténgase organizado todo el año.
El mes de auditoría no debería significar rebuscar entre cajones o viejas cadenas de correos electrónicos. Un poco de orden mensual o trimestral puede ahorrar horas durante la temporada de auditorías.
Por qué esto es importante para las ciudades pequeñas
Los fondos federales pueden transformar una comunidad al ayudar a reconstruir los sistemas de agua, mejorar el tratamiento de aguas residuales, modernizar las calles o fortalecer el aeropuerto. Sin embargo, requieren una supervisión minuciosa. Comprender las auditorías únicas ayuda a su ciudad a:
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Proteger la financiación federal
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Cumplir con los requisitos de la subvención
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Evitar retrasos o hallazgos
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Mantenga los proyectos avanzando sin problemas
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Generar confianza con las agencias y los residentes
Si no está seguro de si su proyecto superará el umbral de $1,000,000, o si tiene preguntas sobre la documentación, las políticas o la planificación, el Equipo de Financiamiento de Bollig trabaja con nuestros clientes como parte de nuestro apoyo a proyectos. Nos especializamos en trabajar con ciudades pequeñas y comprendemos la realidad de la capacidad limitada de personal y las responsabilidades contrapuestas. Nuestro equipo ayuda a los clientes a comprender los requisitos de financiamiento, planificar con anticipación y mantenerse organizados durante todo el proceso. ¿Le interesa saber más sobre cómo trabajar con nosotros? Contáctenos al 320-235-2555 o Contáctanos aquí.
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