Elaboración de una política de solicitud de datos eficaz para las ciudades de Minnesota

En una era en la que la información es poder, los empleados municipales se enfrentan cada vez más a demandas de datos de diversas partes, desde ciudadanos hasta grupos de interés. Si bien la transparencia es crucial para mantener la confianza y la rendición de cuentas, el proceso de manejo de solicitudes de datos a menudo puede consumir tiempo valioso del personal, especialmente en ciudades pequeñas con recursos y personal limitados. Además, el aumento de auditorías de la Primera Enmienda, tanto bien intencionadas como mal intencionadas, por parte de diferentes grupos de derechos humanos ha enfatizado aún más la necesidad de una política de solicitud de datos bien definida. Como socio de muchas ciudades pequeñas en todo el estado con problemas como este, Bollig Engineering proporciona algunas pautas generales para ayudar a guiar a las ciudades de Minnesota en la creación de una política de solicitud de datos que no solo agilice el proceso sino que también se alinee con los estatutos legales.

La importancia de una política de solicitud de datos

Una política de solicitud de datos sirve como una herramienta vital para que las ciudades gestionen y agilicen el proceso de manejo de solicitudes de información. Una política de este tipo no sólo promueve la transparencia sino que también protege a la ciudad de posibles problemas legales. Garantiza que las solicitudes se manejen de manera consistente, justa y dentro de los límites de la ley. A continuación se detallan algunos pasos para ayudar a desarrollar una política de solicitud de datos eficaz.

Comprensión del Estatuto 13.025 de MN, Subdivisión 2

Antes de redactar una política de solicitud de datos, es fundamental comprender el marco legal proporcionado por Estatuto MN 13.025, Subdivisión 2. Este estatuto describe los requisitos para responder a las solicitudes de datos y los plazos dentro de los cuales se deben proporcionar las respuestas. Familiarícese con estas obligaciones legales para asegurarse de que su política las cumpla.

Busque orientación de compañeros y expertos

Kris Ambuehl, MPA y director de desarrollo de clientes de Bollig Engineering, trabajó anteriormente como administrador municipal en dos ciudades pequeñas diferentes. Pasó por este proceso de creación de una Política de solicitud de datos y aprendió mucho a lo largo del camino. Kris señala: “Los problemas de práctica de datos pueden consumir el tiempo ya limitado del personal de la ciudad. Tener una política implementada reduce el tiempo del personal, limita la responsabilidad y crea un proceso que es fácil de ejecutar. Estamos dispuestos a ayudar a cualquier ciudad a emprender el camino correcto para desarrollar una política nueva o mejorar una antigua para lograrlo”. Para desarrollar una política sólida de solicitud de datos, recomendamos buscar orientación de otros secretarios municipales que hayan pasado por el proceso y de fuentes confiables, como el Abogado de la Liga de Ciudades de Minnesota o el Asociación de secretarios municipales y funcionarios de finanzas de Minnesota (MCFOA). Estas organizaciones pueden proporcionar conocimientos, recursos y mejores prácticas basadas en su experiencia en la gobernanza de Minnesota.

“Los problemas de práctica de datos pueden consumir el tiempo ya limitado del personal de la ciudad. Tener una política implementada reduce el uso de tiempo del personal, limita la responsabilidad y crea un proceso que es fácil de ejecutar. Estamos dispuestos a ayudar a cualquier ciudad a emprender el camino correcto para desarrollar una política nueva o mejorar una antigua para lograrlo”. – Kris Ambuehl, MPA

Personaliza la Política de Solicitud de Datos para tu Ciudad

Adapte la política para reflejar las necesidades, procesos y recursos únicos de su ciudad. La política puede abordar aspectos clave como:

• Envío de solicitud: Especifique cómo deben enviarse las solicitudes de datos (formularios en línea, cartas escritas, correo electrónico, etc.).
• Líneas de tiempo: Definir plazos claros para reconocer y responder a las solicitudes, según los requisitos legales.
• Honorarios: Describa las tarifas aplicables por la recuperación, copia y distribución de datos. Asegúrese de que estas tarifas estén en línea con las pautas legales de MN.
• Exenciones: Detalle los tipos de datos que podrían estar exentos de divulgación y proporcione los motivos de dichas exenciones.
• Formato de datos: Especificar el formato en el que se proporcionarán los datos (electrónico, papel, etc.).
• Otro: Otra información que podría incluirse puede ser el proceso de apelación, la seguridad de los datos, los contactos de la práctica de datos, etc.

Consulte a su abogado municipal

La redacción de una política de solicitud de datos requiere experiencia legal para garantizar que se alinee con las leyes locales y estatales. Antes de adoptar la política, busque orientación de su abogado municipal para revisar el cumplimiento de la política, ofrecer sugerencias y asegurarse de que se aborden todos los matices legales.

Comuníquese con nosotros

A medida que las ciudades adoptan la era digital, una política bien estructurada se convierte en la piedra angular de una gobernanza eficaz para las ciudades de Minnesota, especialmente las ciudades pequeñas que tienden a tener recursos y personal más limitados. Al desarrollar una política integral de solicitud de datos con conocimientos de organizaciones acreditadas, las ciudades pueden proteger el tiempo del personal, mantener el cumplimiento legal y fomentar la confianza pública. Con la experiencia de Kris Ambuehl trabajando como administrador municipal en dos ciudades pequeñas diferentes, pasó por este proceso de creación de una Política de solicitud de datos. Si tiene preguntas o busca información sobre lo que funcionó para él, no dude en comunicarse directamente con kambuehl@bollig-engineering.com o 320-360-0924.